Omia pohdintoja SF-Caravan ry hallituksen työstä.
Millainen liittohallitus SF-Caravan ry:lle?
Muodostamme yhdessä suuren liittokokonaisuuden, liitto, jäsenyhdistykset, niiden ylläpitämät leirintäalueet ja monella eri tavalla harrastuksesta nauttivat harrastajat yhdessä. Liitto tarkoitus on yhdessä toimien muodostaa vahva vaikutus harrastuksen toimintaedellytysten turvaamiseksi ja edistämiseksi. Yhdessä toimien uskomme ja haluamme matkailuajoneuvoharrastuksen tuovan lisää hyvinvointia harrastajille itselleen, (sille) palveluja tuottaville toimijoille sekä matkakohteille. Tämä Teemme sen ympäristön kestävyyttä vaalivalla tavalla. Jokaisella tähän yhteyteen kuuluvalla voi olla hieman toisistaan poikkeava rooli ja odotukset toiminnalle, mutta kaikilla näillä on yhteinen intressi, jotka tulee saada toimimaan harmoniassa keskenään, toinen toisiaan kunnioittaen, sekä hyvän hallintotavan periaatteitta noudattaen ja kunnioittaen.
Myös jäsenistöllä ja etenkin aktiivisesti yhdistyksissä ja eri toiminnoissa muka olevilla on monia odotuksia liittohallituksen jäsenille.
Yhdistystoiminnan haaste on se, että kaikki eivät voi yhtä aikaa olla tekemässä kaikkia päätöksiä. Siksi asioita hoitamaan valitaan edusmiehiä ja -naisia luottamustehtäviin. Tätä on edustuksellinen demokratia. Se ei tarkoita että valitut henkilöt päättäisivät yksin asioista, vaan he toimivat jäsenten puolesta ja heidän valtuuttaminaan yhdessä asetettujen tavoitteiden suuntaan ja etuja harrastukselle tavoitellen. He ovat jäsenyhdistysten valitsemia, luotettaviksi arvioituja henkilöitä. Luottamushenkilöillä tai hallituksella ei käytännössä ole omaa toimivaltaa, he ovat toiminnastaan tilivelvollisia valitsijoilleen. He ilmentävät jäsenten tavoitteita, tahtoa ja resursseja. Liittohallitus vie näitä asioita eteenpäin liittohallituksen jäsenten yhteistyönä. Olennainen tehtävä on kuvata päätavoitteen suuntaiset toimet yhteen toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi suunnittelujaksolle. Hyvä toimintasuunnitelma ja talousarvio muodostavat toiminnallisen pohjan liitolle ja sillan jäsenistön ja hallinnon välille. Liittokokouksen hyväksymä toimintasuunnitelma on sopimus asioista , joilla parhaiten edistetään harrastuksen toimintaedellytyksiä ja joka kuvaa jäsenistön tahtotilaa. Maailma ympärillämme muuttuu, nopeastikin. Toiminnassa tarvitaan myös näkymää pidemmälle aikavälille. Sen selkiyttämiseksi tarvitaan tietoa siitä, mihin suuntaan esim. matkailu on kehittymässä ja mihin tulee varautua pidemmällä aikavälillä. Tämän kuvaaminen on haastava tehtävä muuttuvassa toimintaympäristössä. Siksi taito kuvata tuo yhdessä ymmärrettävään muotoon on luottamushenkilöorganisaation tärkein ja vaativin tehtävä.
Toiminta muuttuu myös harrastajien uusiutuessa ja vaihtuessa. Liiton toiminta on menestynyt kun se on onnistunut puhuttelemaan ja houkuttamaan aikaisempien harrastajien lisäksi myös uusia ihmisiä hyötymään matkailuajoneuvojen kautta heille tarjoutuvista mahdollisuuksista. Ajan myötä osa jäsenistä luopuu harrastamisesta myös aivan luonnollisista syistä. Harrastusta harkitsevien odotukset elävät jatkuvasti ja uusillekin odotuksille tulee tarjota houkuttava toteutumisen vaihtoehto. Kilpailemme muiden vapaa-ajan viettotapojen, kuin myös muiden toimijoiden kanssa. Hallituksen tehtävä on luoda ja tehdä kiinteää yhteistyötä liitolle ja harrastukselle keskeisten sidosryhmien ja alan muiden toimijoiden kanssa, kuten myös luoda hyvät suhteet päättäjiin monella eri tasolla.
Hyvä hallitus pystyy lainsäädännön määrittämällä tavalla hoitamaan huolellisesti järjestön taloutta. Tämä merkitsee resurssiviisautta siten, että tavoitteiden toteuttamiseksi ja toimintamuotojen ylläpitämiseksi etsitään jatkuvasti parempia ja taloudellisempia keinoja tuottaa samat tai tehokkaammat palvelut.
Jäsenmaksuvarat kerätään liiton toiminnan rahoittamiseksi sekä lyhyellä että pidemmällä aikavälillä. Liiton tarkoituksen toteuttamiseksi on löydettävissä useita eri vaihtoehtoisia toimintamalleja, joita tulee arvioida yhdessä ja tuoda niitä keskusteluun eri tilaisuuksissa, jäsenistölle harkittavaksi. Jäsenistön päätösvallan kunnioittaminen toteutuu kun tiedostetaan että on olemassa vaihtoehtoja, joista valita. Vaihtoehdot toivottavasti kehittävät liiton toiminnan tehokkuutta, siis joko parantavat toiminnasta saatavia tuloksia tai löytävät tapoja tuottaa asiat taloudellisemmin – joissakin tapauksissa saattaa olla kysymys molemmista yhtä aikaa. Uusi teknologia ja toimintamallit voivat luoda tästä näkökulmasta uusia mahdollisuuksia. Muutokset ja uudistukset eivät viittaa siihen, että jotakin olisi aiemmin tehty väärin, vaan ne kuvastavat uuden ja tehokkaamman toimintamallin etsintää jossa teknologiaa voidaan hyödyntää koko liittoketjun toiminnassa. Tämän arvioinnin tulee olla jatkuvaa toimintaa. Hallitus ja sen jäsenet voivat pohtia että toimisivatko he näin, mikäli olisi kyseessä heidän omat varansa. Hallitus ja toiminnanjohtaja yhdessä vastaavat siitä, että jäsenistöllä on käytettävissään oikea ja riittävä tieto päätöstensä ja valintojensa tekemiseen. Tälle löytyy myös lainsäädännöstä oma määritelmänsä, jonka mukaan jäsenille tulee antaa kaikki se tieto, joka vaikuttaa tai voi vaikuttaa heidän päätöksiinsä.
Hallituksen tehtävä on siis laissa määritellyn hallinnollisen roolin ja tehtävien lisäksi toimia jäsenistön tuntosarvina ja asiantuntijoina sekä kirkastaa yhteinen tahtotila johon jäsenet haluavat sitoutua ja joka houkuttaa lisää toimijoita mukaan yhteisen asian taakse.
Liittohallituksella on myös velvoite valvoa käytännön tason toimintaa ja huolehtia että se vastaa sovittuja asioita ja käyttää viisaasti järjestön varoja. Liittohallitus on vastuussa toiminnan valvonnasta kokonaisuudessaan.
Vähäisintä merkitykseltään ei ole myöskään se, että liittohallitus seuraa toimialaan liittymiä tapahtumia ja kehitystä sekä reagoin niihin asianmukaisella tavalla, mikäli harrastuksen etu niin vaatii. Ulkopuolelta syntyvät reagointitarpeet voivat olla luonteeltaan sellaisia, että niihin liittohallituksen on ryhdyttävä vaikka asiaa ei olisi ennalta jäsenistön kanssa sovittukaan.
Liiton johtaminen vaatii siis usean eri näkökulman huomioimista:
Kaavio Johtamisen näkökulmat, Olli Rusi / O.P.I. Group Oy
Minkä tahansa johtamista kaipaavan näkökulman laiminlyönti muodostaisi jollain aikavälillä uhkan koko toiminnalle. Siksi hallituksen pitää toiminnassaan sisällyttää kaikki nämä työskentelyynsä.
Yhdistyksen hallituksen on kaikessa toiminnassaan ajettava yhdistyksen ja sen jäsenistön etuja. Hyvää hallintotapaa noudattaen.
http://www.yhteisokeskus.fi/wp-content/uploads/2014/08/hallituksentehtavatjavastuu.pdf
Hyvä hallitus onnistuu seuraavissa asioissa:
Toiminnan tarkoituksen ylläpitäminen
Hyvä hallitus onnistuu kuvaamaan toiminnan tarkoituksen ja yhteisen päämäärän yhdessä hyväksyttävällä ja toimintaa eteenpäin vievällä tavalla. Tarkoitus on hyvin samanlaisena säilyvä päämäärä, johon voidaan aikojen muuttuessa pyrkiä eri keinoin ja mahdollisesti myös eri toimijoiden yhteisellä ponnistuksella. Tämä tarkoitus tulee kuvattua liiton säännöissä toiminnan tarkoituksena, mutta se tarvitsee myös esillä pitämistä, koska juuri se on asia, johon jäsenet yhdessä sitoutuvat ja joka pitää järjestöä koossa. Toiminnan tarkoitus on yleinen päämäärä, jonka toteuttamiselle on olemassa useita vaihtoehtoisia polkuja. Tämä ei siis ole yksin hallituksen tehtävä, vaan toiminnan tarkoituksesta on viisasta pitää yllä keskustelua ja näkemysten vaihtoa.
Hyvä lopputulos syntyy todennäköisimmin sen kautta, että erilaisille näkemyksille annetaan tilaa tulla käsitellyksi ja niitä arvioidaan ja perustellaan avoimessa vuorovaikutuksessa. Eri näkemykset ovat harrastukselle hyödyllisiä ja niiden esittämistä on hyvä kannustaa. Tämä on myös jäsenistölle hyvä peruste valita omiin näkemyksiinsä parhaiten sopivat edustajat liiton toiminnan ohjaukseen.
SF-Caravan ry sääntöjen 2§ määrittelee liiton toiminnan tarkoituksen seuraavasti:
” 2 §
Liiton tarkoituksena on matkailuajoneuvon käyttäjien muodostamien yhdistysten valtakunnallisena keskusjärjestönä valvoa matkailuajoneuvon käyttäjien etuja sekä edistää heidän yhteisiä pyrkimyksiään. Liitto on puoluepoliittisesti sitoutumaton.”
Onko tuo määritelmä yksiselitteinen ja keitä osapuolia tuo toiminnan tarkoitus yhdistää? Mitkä ja keiden ovat ne edut ja pyrkimykset, joita yhteisillä toimilla tähdätään? Onko mahdollista että ilmeisesti vuonna 1976 määritelty tarkoitus on tavalla tai toisella aikansa kuva ja tulisi arvioida uudelleen? Liiton sääntöjen ajanmukaisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi on liittohallituksen tehtävä.
Toiminnan tarkoitusta ei pidä kevyesti ryhtyä muuttelemaan, mutta voidaan aina keskustella siitä, mikä merkitys toiminnalle voisi olla jos tuo tarkoituspykälä joskus päivitettäisiin kuulumaan vaikka:
”Liiton tarkoituksena on edistää vastuullisesti matkailun ja matkailuajoneuvoharrastuksen kautta tuotettavaa hyvinvointia sekä harrastajille, matkailuun liittyvien palvelujen tuottajille että sekä vierailun kohteille luontoarvoja kunnioittaen sekä lisätä eri sidosryhmien ymmärrystä harrastuksen myönteisistä vaikutuksista yhteiskuntaan.”
tai
”Liiton tarkoituksena on huolehtia matkailuajoneuvoharrastuksen toimintaedellytysten kehittämisestä ja sen edellytysten huomioimisesta niin julkisessa kuin alueellisessapäätöksenteossa niin kansallisesti kuin kansainvälisesti sekä kehittää jäsenyhteisöjensä toimintaa tähän liittyvien palvelujen kehittämiseksi”
tai
”Liiton tarkoituksena on huolehtia matkailuajoneuvoharrastajien palvelujen ja etujen kehittymisestä sekä edistää kuluttajajärjestönä harrastajien oikeuksia”.
Edelliset ovat nopeasti poimittuja esimerkkejä. Eri vaihtoehdot voivat vaikuttaa toiminnasta kiinnostuneiden kokoonpanoon ja toiminnan muotoihin. Keskustelu eri vaihtoehdoista ja niiden merkityksestä ei pelkästään tähtää muutoksiin, vaan myös olemassa olevien määrittelyjen tai sääntöjen vahvistamiseen.
Toiminnan muotojen ja toteutustapojen ylläpitäminen - strategiatyö
Mitkä ovat tehokkaimmat tavat ja toiminnan muodot tavoitella liiton toiminnan tarkoituksen toteutumista? Strategiaksi voidaan kutsua sellaista keinovalikoimaa, joiden avulla uskotaan parhaiten pystyttävän saavuttamaan toiminnan tarkoituksen kuvaama päämäärä.
Millä keinoin liiton toiminnan tarkoitus toteutuu parhaiten? Mitä vaihtoehtoja voimme tunnistaa ja kuinka niitä voi verrata keskenään?
Hyvä hallitus esittää jäsenistölle vaihtoehtoisia toimintamalleja käytännön palvelujen ja työn toteuttamiseksi, arvioi niitä perustellen keskenään ja suosittelee jäsenistölle päätöstä omaan ja hankkimaansa ulkopuoliseen asiantuntemukseen perustuen.
Toiminnan tarkoituksesta voidaan johtaa eri sidosryhmiä, tahoja jotka ovat merkittäviä päämäärän tavoittamiseksi. Voidaan kysyä esimerkiksi
1. Mitä asioita tai toimijoita meidän tulee seurata siksi, että ne vaikuttavat harrastuksen tuleviin toimintaedellytyksiin?
2. Onko joillakin muilla toimijoilla oman tarkoituksemme kanssa yhdensuuntaisia tavoitteita tai tietoja, voivatko he toimia yhteistyössä kanssamme?
3. Minkä tahojen tai ryhmien olisi hyvä tuntea toimintamme ja pyrkimyksemme, kuinka voimme tehdä sen heille tunnetuksi?
4. Ketkä ovat tulevia harrastajia ja mikä houkuttaa heitä, kuinka saamme sen selvitettyä?
5. Mitä nykyiset jäsenemme ja harrastajat odottavat liiton toiminnalta, mikä lisää heidän hyvinvointiaan?
Näiden asioiden toteutuksen hallitus organisoi ja valvoo sekä esittää niiden perusteella suosituksensa jäsenille liiton tavaksi vastata asioihin.
Hyvän hallintotavan suositusten mukaan hallitus arvioi myös omaa toimintaansa.
Millaisia palveluita jäsenet ja harrastajat odottavat ja kuinka tyytyväisiä he ovat palveluihin?
Millaisia vaihtoehtoja palvelujen toteuttamiseksi on olemassa, onko nykyinen edelleen taloudellisin ja tehokkain?
Kuinka saamme tehtyä päämäärämme, toimintamme ja viestintämme parhaiten tunnetuksi?
Hallitus pystyy hyödyntämään jäsentensä osaamisen ja yhteydet parhaalla tavalla?
Hallituksessa on hyödyntänyt käytettävissä olevat mahdollisuudet ja
Mitkä palvelut
Millainen järjestön julkikuva edistää tavoitteitamme parhaiten?
Mitä erilaisia keinoja meillä voi olla toimintamme rahoittamiseksi?
Milla
Luottamushenkilöiden erilaiset näkökulmat ja yhteistyö
Edellä kuvatut asiat ovat monitahoinen ja vaikeaselkoinen kokonaisuus. Ei ole olemassa yhtä ihmistä, jonka näkökulmat ja tiedot yksinään voisivat kattaa kaikki tarvittavat näkökulmat. Tarvitaan erilaista osaamista toisiaan täydentämään ja ehdotuksia jalostamaan.
0 Kommentit